Handleiding

Deze handleiding is geschreven voor de beheerder van een nieuwe organisatie. Deel A doorloopt u één keer bij het inrichten; reken op een uur, of een middag als u duizenden artikelen inleest. Deel B is het dagelijkse werk aan de balie en kunt u aan de vrijwilligers geven. Deel C beschrijft wat de lener ziet — kort, want die hoeft alleen een vrij dagdeel te kiezen.

Deel A — Uw uitleen inrichten

1. Inloggen

U heeft een e-mail ontvangen met een link om uw wachtwoord in te stellen. Verlopen? Ga dan naar uw eigen adres en kies ‘wachtwoord vergeten’; u krijgt een nieuwe link.

Uw wachtwoord wijzigt u later via Wachtwoord in de menubalk. Wie een tijd niets doet wordt vanzelf uitgelogd; hoe lang dat duurt stelt u zelf in (zie 2). Op een baliecomputer die de hele ochtend open staat is dat geen luxe.

2. Instellingen

Ga naar Beheer › Instellingen. Drie blokken:

3. Uitgiftepunten

Een uitgiftepunt is de fysieke plek waar de spullen staan en worden uitgegeven: de receptie van een zorgcentrum, een seniorenwinkel, het gemeenschapshuis, de gemeentewerf, of een vrijwilliger thuis. Ga naar Beheer › Uitgiftepunten en maak er één per plek.

• Gegevens: naam, adres, telefoon en e-mail voor de lener, en een toelichting voor op de openbare pagina (waar de ingang is, wat mee te nemen). De volgorde op de openbare pagina is de volgorde van de lijst; verplaats een punt met de pijltjes in de lijst.
• Openingsdagdelen: een rooster van zeven dagen bij drie dagdelen (ochtend, middag, avond). Alleen op een open dagdeel kan iets worden opgehaald of teruggebracht; de kalender toont de rest als dicht. Een nieuw punt begint met werkdagen ochtend en middag.
• Alleen telefonisch: aangevinkt toont de openbare pagina bij alle artikelen van dit punt het telefoonnummer en de tijden in plaats van de reserveerknop. Zo kunt u per punt overstappen.
• Wie werkt hier: de baliemedewerkers van dit punt. Zij zien op Vandaag alleen dit punt. Een beheerder ziet altijd alles.

4. Soorten: de spelregels

Een soort is de categorie mét de spelregels: duofiets, rolstoel, scootmobiel, aanhanger, boormachine, spel. Ga naar Beheer › Soorten. Per soort:

5. Artikelen

Een artikel is één uitleenbaar ding: “Duofiets Vlietstaete”, “Rolstoel 3”, “Aanhanger enkelasser”. Het hoort bij één soort en staat bij één uitgiftepunt. Ga naar Artikelen.

• Nieuw: naam, code of barcode (wat de scanner aan de balie intypt), soort, uitgiftepunt, omschrijving voor de lener, status (beschikbaar, in onderhoud, buiten gebruik), datum volgend onderhoud, en een interne opmerking. Alleen telefonisch kan ook per artikel.
• Foto: op de detailpagina, JPG of PNG. De foto staat op de openbare pagina; zonder foto staat er alleen de naam.
• Kopie: nog een rolstoel van hetzelfde type? De knop Kopie maakt een nieuw artikel met dezelfde soort, hetzelfde punt en dezelfde omschrijving; alleen de naam en de code vult u in.
• Blokkades: onderaan de detailpagina, voor dit ene artikel (zie 6).
• Inlezen uit een CSV-bestand: onderaan de lijst. Kolommen op naam: naam (verplicht), code, soort, uitgiftepunt, omschrijving, opmerking, extern kenmerk. Een soort of uitgiftepunt die nog niet bestaat wordt aangemaakt (de soort met dagdeel, maximaal 3, zelf reserveren aan — kijk de spelregels daarna na). Een code die al bestaat wordt overgeslagen, met een melding.

5a. Sets en barcode-etiketten

Een artikel dat uit onderdelen bestaat (een spel met 40 stukjes, een tent met haringen) krijgt bij Onderdelen wat erin hoort. De balie ziet dat bij het uitgeven ("controleer de inhoud") en vinkt bij het innemen compleet af of noteert wat er ontbreekt; dat staat daarna op de reservering en in het logboek. De kolom onderdelen gaat ook mee in de CSV-import.

Etiketten afdrukken (knop bij Artikelen) maakt een afdrukpagina met per artikel de naam, het uitgiftepunt en de code als streepjescode (Code 128), drie naast elkaar op een vel van 70 × 37 mm. Een USB-scanner leest de streepjescode en typt de code in het artikelveld van de balie. Artikelen zonder code kunt u daar in één keer een code geven (A + nummer); een speelotheek met eigen codes op de dozen laat dat uit.

6. Blokkades

Een blokkade is een periode waarin een artikel of een heel uitgiftepunt niet beschikbaar is: vakantie, verbouwing, onderhoud, een feestdag. Ga naar Beheer › Blokkades, kies wat (een uitgiftepunt dicht, of één artikel), van en tot en met, en per dagdeel of de hele dag. De kalender op de openbare pagina toont die dagdelen als geblokkeerd, en een aanvraag erop wordt geweigerd. Een blokkade op een uitgiftepunt raakt alle artikelen die daar staan.

7. Medewerkers

Iedereen die inlogt is een medewerker: beheerder, balie of vrijwilliger (wat elke rol mag staat in deel D). Ga naar Beheer › Medewerkers.

Op de detailpagina van een medewerker staan zijn gegevens, zijn rol, of hij actief is, en — voor de balie — aan welke uitgiftepunten hij gekoppeld is. Een baliemedewerker zonder punt ziet niets op Vandaag. U kunt uzelf niet op inactief zetten of uw eigen beheerdersrol afnemen.

8. Leners

Een lener is iemand die bij u leent: een inwoner van de gemeente, een lid, een gezin. Hij heeft geen account: de openbare pagina maakt hem aan bij zijn eerste aanvraag, de balie bij een balie-uitleen. Ga naar Leners om te zoeken op naam, telefoon of e-mail.

• Gegevens: naam, telefoon, e-mail, adres, en een interne opmerking (“altijd te laat”, “instructie gehad op …”) die de lener nooit ziet. Voor de speelotheek: lidnummer, lid sinds, betaald tot.
• Geblokkeerd: met een reden. Een geblokkeerde lener kan niet meer zelf reserveren.
• Persoonlijke link: de link waarop de lener zijn reserveringen ziet. Toon hem aan de balie als iemand hem kwijt is; elke mail bevat hem ook.
• Dubbel? Dezelfde persoon twee keer (een keer via de website, een keer aan de balie)? Voeg samen: de reserveringen gaan naar de ene, de andere verdwijnt.
• Strippenkaarten: een tegoed van strippen bij een soort (Amersfoort Nieuwland: tien ritten voor € 32,50). Voeg een kaart toe met het aantal, het bedrag en een geldigheidsdatum; bij het uitgeven kiest de balie "strip" als bijdrage en gaat er één van de oudste geldige kaart af. Zonder tegoed weigert het systeem de strip. Een kaart waar al van is afgeboekt kan niet meer weg; zet dan de geldigheid op gisteren.
• Onherkenbaar maken: zie deel F, bewaartermijn.
• Inlezen uit een CSV-bestand: kolommen op naam, achternaam verplicht; voornaam, tussenvoegsel, e-mail, telefoon, adres, lidnummer en de lidmaatschapsdata als ze er zijn. Een ongeldig e-mailadres wordt weggelaten, niet geweigerd.

Deel B — De balie: bevestigen, uitgeven, innemen

Het startscherm

Na het inloggen ziet u de tellers van vandaag aan de balie (te bevestigen, op te halen, terug te brengen, te laat), de omvang van de omgeving (uitgiftepunten, soorten, artikelen, leners) en — als beheerder — een gele melding wanneer het aantal actieve artikelen boven uw staffel uitkomt. Er gaat dan niets dicht; bij de verlenging passen wij de staffel aan.

Vandaag

Vandaag is het scherm van de balie: één scherm, en per regel één of twee knoppen. Een baliemedewerker ziet alleen zijn eigen uitgiftepunten; de beheerder ziet alles en kan bovenaan een punt kiezen.

Afwijzen vraagt een reden (artikel toch niet beschikbaar, voorwaarde niet gehaald); de lener krijgt die in een mail, met de link om een ander dagdeel te kiezen. Niet gekomen legt vast dat iemand niet is verschenen; het artikel komt weer vrij en de reservering blijft zichtbaar voor de rapportage.

Uitgeven

Tik op Uitgeven. Het formulier klapt onder de regel open:

• Voorwaarden gecontroleerd: het vinkje noemt de voorwaarden van de soort (ID gezien, rijbewijs gezien, instructie gevolgd). Zonder vinkje geen uitgifte.
• Bijdrage: hoe ontvangen (contant, pin, strip) en het bedrag; de soort geeft het bedrag vooraf in.
• Borg: het bedrag uit de soort, ontvangen.
• Staat bij uitgifte: “in orde”, of wat u ziet.

Klaar. De reservering staat nu op uitgegeven; de dag vóór het terugbrengen krijgt de lener vanzelf een herinnering. Een foto bij de uitgifte (bestaande kras) maakt u daarna op de detailpagina van de reservering, met de telefoon.

Innemen

Tik op Innemen: staat bij inname (“in orde”, of wat u ziet), een vinkje schade, en het vinkje borg terugbetaald. Klaar. Het artikel is meteen weer vrij voor de volgende reservering en de openbare pagina laat dat direct zien. Bij schade: daarna op de detailpagina een foto maken; die hangt aan de reservering, niet aan het artikel.

Balie-uitleen en telefonische aanvraag

Iemand staat aan de balie zonder reservering, of belt. Ga naar Reserveringen › Nieuw (of de knop op Vandaag). Drie stappen:

1. Artikel: scan de code of barcode — een USB-scanner typt hem in het bovenste veld — of kies uit de lijst.
2. Lener: zoek een bestaande op naam, telefoon of e-mail, of maak een nieuwe aan in één regel (voornaam, achternaam, telefoon, e-mail, plaats).
3. Wanneer: van en tot en met, per dagdeel, en hoe: aan de balie (meteen bevestigd) of per telefoon (dan staat hij bij Te bevestigen en krijgt de beller de ontvangstmail, als hij een e-mailadres heeft opgegeven). Staat de persoon voor u, vink dan meteen uitgeven aan en vul bijdrage en borg in: één handeling.

Dezelfde regels als op de openbare pagina gelden hier: het artikel moet vrij zijn, het punt open, de duur binnen het maximum van de soort. Wat de lener niet mag (een soort zonder zelf reserveren, een artikel op alleen telefonisch) mag de balie wél.

De scanbalie: pas en artikel scannen

Voor een balie waar het snel moet gaan, zoals een school die fietsen of laptops uitleent: iedere lener heeft een pas met een barcode (het lidnummer op de lenerkaart), ieder artikel een barcode (de code van het artikel). Ga naar Scanbalie. Er is één veld, en dat houdt de focus: de USB-scanner typt de code en drukt Enter.

• Uitgeven: scan de pas en het artikel, in welke volgorde dan ook. Het artikel wordt in één keer gereserveerd en uitgegeven: vandaag, vanaf nu tot het laatste dagdeel dat het uitgiftepunt vandaag open is (en niet langer dan de maximale duur van de soort). Heeft de lener het artikel al gereserveerd op de openbare pagina, dan wordt die reservering uitgegeven.
• Innemen: scan alleen het artikel. Staat het uit, dan is het met die ene scan ingenomen; de pas is niet nodig.
• Het vlak wordt groen als het gelukt is, rood als iets niet mag (onbekende code, lener geblokkeerd, lidmaatschap verlopen, uitgiftepunt volgens het rooster dicht, of de lener heeft al een artikel van die soort mee: een per keer) en geel zolang de balie op de tweede scan wacht. Een vastgehouden pas of artikel vervalt vanzelf na anderhalve minuut, of met Opnieuw.

De scanbalie geeft uit zonder bijdrage en zonder borg en vraagt niet naar de staat van het artikel; wie dat wél wil vastleggen gebruikt het uitgeefformulier op Vandaag, en schade gaat zoals altijd op de detailpagina van de reservering. Alles staat in het logboek en op Vandaag, net als een gewone uitgifte. Let op: een pasnummer en een artikelcode mogen niet gelijk zijn; is dat zo, dan meldt het scherm het en geeft u een van beide een andere code.

De lijst met reserveringen

Reserveringen toont alles in een periode, te filteren op uitgiftepunt en op status: aangevraagd, bevestigd, uitgegeven, ingenomen, geannuleerd, afgewezen, niet gekomen. Van elke regel opent u de detailpagina.

De detailpagina van een reservering

Wat en wanneer, de lener met zijn contactgegevens, de uitgifte en de inname met wie en wanneer, en onderaan het logboek: elke handeling en elke verstuurde mail, met datum en naam. De handelingen die nog kunnen staan als knoppen: bevestigen, afwijzen, niet gekomen, annuleren. Daarnaast:

• Verplaatsen naar een ander artikel van dezelfde soort — ook bij een ander uitgiftepunt. De rolstoel bij Vlietstaete is bezet, die bij De Hoek is vrij: verplaats, en de lener krijgt een nieuwe bevestiging met het andere adres.
• Vrijwilliger voor bezorgen of ophalen koppelen.
• Wijzigen: de interne opmerking (ziet de lener niet), en bezorgen, ophalen en het bezorgadres.
• Foto's: bij uitgifte of inname, met een opmerking; te verwijderen door wie mag uitgeven.

Bezorgen door een vrijwilliger

Brengt uw organisatie de scootmobiel thuis? Zet bij de soort bezorgen mogelijk aan. De lener vinkt dan bij het reserveren thuis laten bezorgen en eventueel ook weer laten ophalen aan en vult zijn adres in; de balie kan dat ook op de detailpagina zetten.

Bezorgen is het scherm van de vrijwilliger, op zijn telefoon: te bezorgen en op te halen, met adres en telefoon van de lener. Hij koppelt zichzelf aan een regel (ik doe deze) of de balie koppelt hem op de detailpagina. Bij de deur tikt hij op Uitgeven (bezorgd) of Innemen (opgehaald); bijdrage en borg noteert hij niet, dat doet de balie.

Deel C — Wat de lener ziet

De openbare pagina

uworganisatie.uitleen.workbaseonline.nl/reserveren/ — zet die link op uw website, in de sociale kaart van de gemeente en op de folder. De pagina heet Reserveren bij <uw organisatie>, draagt uw kleur, uw logo en uw welkomsttekst, en noemt het product niet.

1. Catalogus: eerst de soorten als tegels (met het beeld van de soort en het aantal), na een klik de artikelen van die soort als tegels met foto, naam, uitgiftepunt en omschrijving; boven de tegels een zoekveld dat over alle soorten zoekt. Heeft u maar één soort, dan staan de artikelen er meteen. Een artikel of punt op alleen telefonisch toont het nummer en de tijden in plaats van de knop.
2. Kalender: vier weken vooruit, per dagdeel. Elke cel is een woord: vrij, bezet, geblokkeerd, dicht. De lener kiest een vrij dagdeel om op te halen.
3. Formulier: terugbrengen op (dag en dagdeel), naam, telefoon, e-mail, plaats, eventueel bezorgen en ophalen met adres, een opmerking, en het vinkje voor de voorwaarden van de soort. Daarna: uw aanvraag is ontvangen, en de ontvangstmail.

Wachtlijst. Een bezet dagdeel is in de kalender aanklikbaar: de lener zet zich met naam en e-mailadres op de wachtlijst voor die periode. Komt het vrij (annuleren, afwijzen, niet gekomen, eerder ingenomen, verplaatst), dan krijgt hij direct een mail met een link naar de kalender en reserveert hij zelf; er wordt niets vastgehouden en de balie bevestigt zoals altijd. De dagtaak veegt elke ochtend na wat de schermen misten. De wachtenden staan op de pagina van het artikel; daar haalt u iemand van de lijst.

Tegen misbruik: een onzichtbaar veld voor bots, en maximaal vijf aanvragen per uur vanaf één adres en drie per e-mailadres. Een aanvraag op een bezet of gesloten dagdeel, langer dan het maximum van de soort, of voor een lener die geblokkeerd is, wordt met een reden geweigerd.

De pagina op uw eigen website zetten

De openbare pagina is een gewone webpagina met een vast adres. U hoeft niets te installeren: wie de pagina van uw organisatie beheert (of de webredactie van de gemeente, het dorpshuis of de bibliotheek) zet er een link naartoe, precies zoals naar elke andere website. Het adres is altijd

https://uworganisatie.uitleen.workbaseonline.nl/reserveren/

Dit fragment kan de webredactie letterlijk overnemen; alleen uworganisatie is uw eigen naam (die staat bovenin de app in de adresbalk):

<a href="https://uworganisatie.uitleen.workbaseonline.nl/reserveren/">Hulpmiddel reserveren</a>

Een linktekst als Hulpmiddel reserveren, Speelgoed lenen of Bekijk wat er te leen is zegt de bezoeker meer dan de naam van de organisatie. Veel websites kunnen van zo'n link een knop maken; dat is opmaak van die website, aan het adres verandert niets.

• Rechtstreeks naar één soort. /reserveren/?s=nummer opent meteen de artikelen van die soort (het nummer staat in het adres zodra u op de openbare pagina op de soort klikt). Handig voor een pagina over één onderwerp, zoals “de scootmobielen”.
• Rechtstreeks naar één artikel. Elk artikel heeft een eigen adres met de kalender: /reserveren/?a=nummer. Het nummer ziet u in de app bij het artikel (het adres van de pagina Wijzigen eindigt op id=nummer), of u opent het artikel op de openbare pagina zelf en kopieert het adres uit de adresbalk. Handig voor een pagina over één dienst, zoals “de duofiets van het dorpshuis”.
• Op de folder of het prikbord: hetzelfde adres, of een QR-code ervan. Elke QR-maker kan een webadres omzetten; er hoeft niets in de app te worden ingesteld.
• Sociale kaart, buurtapp, nieuwsbrief: overal waar een webadres past, past deze.

Liever geen iframe. Sommige webredacties willen een pagina van een ander “in” hun eigen pagina tonen. Doe dat hier niet: de kalender en het formulier hebben de volle breedte nodig, de grote letters en knoppen zijn afgestemd op een eigen scherm, en de links in de mails van de lener (bevestiging, persoonlijke pagina) komen sowieso op de losse pagina uit. Een gewone link is korter, werkt op elke telefoon en houdt uw kleur en logo intact. De pagina noemt het product niet, dus voor de lener blijft het de pagina van uw organisatie.

Mijn reserveringen (de persoonlijke link)

Elke mail bevat een persoonlijke link. Daarop ziet de lener zijn reserveringen met hun status, kan hij een aanvraag of bevestigde reservering annuleren, en verzetten naar een ander vrij dagdeel — verzetten is een nieuwe aanvraag, die de balie opnieuw bevestigt. Onderaan staat wat u van hem bewaart, met een download als bestand (deel F).

De link blijft het aantal dagen uit de instellingen geldig en schuift bij elke mail op. Een verlopen of verkeerde link geeft een nette pagina met uw contactroute; de lener belt dan, of reserveert opnieuw.

Deel D — Wie mag wat

Drie rollen, uit één lijst medewerkers. De rol kiest u bij het uitnodigen en kunt u later wijzigen.

De lener staat er niet in: die heeft geen account, geen rol en geen recht, alleen zijn persoonlijke link. Er valt voor hem dus ook niets verkeerd in te stellen.

Fijner dan de rol. Onder Beheer › Functies bundelt u rechten tot een functie (“Balie met rapportage”) en kent u die aan een medewerker toe, eventueel met een los recht erbij. Zodra iemand één functie of los recht heeft, bepalen díe zijn toegang en niet meer de rol hierboven — geef een beheerder dus geen functie met weinig rechten, want dan verliest hij wat zijn rol hem gaf. Het scherm zegt dat er ook bij. De rechten zelf liggen vast (vijftien stuks) en worden op de server afgedwongen; een scherm dat iemand niet mag zien stuurt hem terug naar het startscherm.

Deel E — Alle e-mails

Elke mail draagt uw naam als afzender, het uitgiftepunt met adres en tijden, en uw contactroute. Alles wat verstuurd is staat in Beheer › Verzonden berichten (zie deel F), zodat “ik heb niets gehad” na te kijken is.

De herinneringen en de mails aan de beheerder gaan één keer per dag, ’s ochtends. In de testmodus (instellingen) gaat alles naar het testadres.

Deel F — Abonnement, privacy en hulp

Uw abonnement

De prijs hangt alleen af van het aantal actieve artikelen (in de lijst en niet buiten gebruik); uitgiftepunten, medewerkers, leners en reserveringen tellen niet mee. Komt u boven uw staffel, dan ziet de beheerder een gele melding op het startscherm en gaat er niets dicht; bij de eerstvolgende verlenging past het abonnement zich aan, ook naar beneden. De eerste maand is gratis en stopt vanzelf: alleen als u op de knop in onze mail klikt gaat het abonnement in. U betaalt op factuur met een betaallink, per maand of per jaar.

Verzonden berichten

Beheer › Verzonden berichten is het logboek van alle mails: wanneer, aan wie, welk onderwerp, en of het versturen gelukt is (verzonden of mislukt). Bij mislukt is het adres meestal verkeerd: kijk bij de lener. Het logboek bewaart negentig dagen.

Rapportage

Rapportage: kies een periode en een tabel — per soort, per uitgiftepunt, per artikel, per maand, of de reserveringen in de periode per status. Elke tabel telt uitleningen, leners en ontvangen bijdragen, en gaat met één knop naar CSV voor Excel, het bestuur of de subsidieaanvraag. Dat is ook de koppeling met uw boekhouding: er zit geen factuurmodule in.

Bewaartermijn en wissen (AVG)

Uw organisatie is verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens van uw leners; wij zijn verwerker. Onder Leners staat de opschoonlijst: leners van wie de laatste reservering ouder is dan de bewaartermijn uit de instellingen (standaard 24 maanden). U kiest wie u onherkenbaar maakt, per lener of in één keer:

• naam, adres, contactgegevens, lidnummer en de persoonlijke link verdwijnen;
• de foto's bij zijn reserveringen gaan van schijf;
• de reserveringen zelf blijven anoniem staan, voor de telling in de rapportage.

Met een open reservering (aangevraagd, bevestigd of uitgegeven) wordt geweigerd: eerst innemen of annuleren. Vraagt een lener zelf om inzage of wissen, dan kan hij inzien op zijn persoonlijke link (met een download als bestand) en doet u het wissen met dezelfde knop.

Mijn gegevens

Onder Mijn gegevens ziet elke medewerker wat er van hemzelf is vastgelegd (naam, contact, rol, uitgiftepunten) en downloadt hij dat als bestand. Wijzigen of verwijderen vraagt hij aan de beheerder.

Toegankelijkheid

De openbare pagina is voor leners die vaak ouder zijn of een beperking hebben: grote letters, alles met het toetsenbord te bedienen, kalendercellen met het woord erin en niet alleen een kleur, en overal een telefonisch alternatief. De verklaring staat op de website onder Toegankelijkheid. Wat wij niet kunnen garanderen is uw eigen inhoud: een foto zonder duidelijke omschrijving of een welkomsttekst in lichtgrijs blijft uw werk.

Hulp nodig?

Op elk scherm staat rechtsboven een infoknop die het bijbehorende stuk van deze handleiding naast het scherm opent, zonder dat u uw ingevulde gegevens kwijtraakt. Komt u er niet uit, mail dan naar het supportadres onderaan de website of bel; wij antwoorden meestal dezelfde dag.