UitleenFuncties
Alles wat een uitleen nodig heeft, van de eerste reservering tot de rapportage — in elk abonnement, zonder bijbetalen.
De inwoner reserveert zelf
Eén openbare pagina per organisatie, zonder inloggen en zonder account.
Catalogus
De soorten, daaronder de artikelen per uitgiftepunt, met foto, omschrijving, voorwaarden en bijdrage. De pagina heeft uw naam, uw kleur en uw welkomsttekst; het product staat er niet op.
Beschikbaarheid per dagdeel
Vier weken vooruit, ochtend, middag en avond. Bezet, geblokkeerd en gesloten dagdelen staan er als woord bij, niet alleen als kleur. Wie iets wil lenen kiest wat vrij is.
Alleen telefonisch, als u dat wilt
Een artikel of een heel uitgiftepunt kan op "alleen telefonisch" staan: dan toont de pagina het nummer en de openingstijden in plaats van de knop. De brug voor wie het nog niet aandurft.
Twee mails, altijd
Direct een ontvangstmail met een persoonlijke link; de bevestiging komt van de balie, met de tijden en het adres van het uitgiftepunt. Wijst de balie af, dan met de reden en de link om een ander dagdeel te kiezen.
Mijn reserveringen op een link
Op zijn persoonlijke link ziet de lener zijn reserveringen, annuleert hij of verzet hij naar een ander vrij dagdeel. Geen wachtwoord om te vergeten; de link schuift bij elke mail op.
Rem op misbruik
Een onzichtbaar veld voor bots, een maximum per uur per adres en per e-mailadres, en een vinkje voor de voorwaarden van de soort. Wat de inwoner niet invult, hoeft de balie niet na te bellen.
De balie: één scherm, drie knoppen
Gemaakt voor de receptie van een zorgcentrum en de vrijwilliger met een telefoon.
Vandaag
Bovenaan wat te bevestigen is, daaronder wat vandaag wordt opgehaald, wat terugkomt en wat te laat is. Per regel: bevestigen, uitgeven, innemen of niet gekomen.
Uitgeven
Vink de voorwaarde af (ID gezien, rijbewijs gezien, instructie gehad), noteer de bijdrage en de borg, klaar. Bij schade of een opmerking: een foto met de telefoon.
Innemen
Staat in orde of schade, borg terug, klaar. Het artikel is meteen weer vrij voor de volgende reservering en de openbare pagina laat dat direct zien.
Balie-uitleen zonder reservering
Iemand staat aan de balie of belt: artikel, lener en tot wanneer, en dezelfde uitgifte. Een bestaande lener wordt op naam, telefoon of e-mail gevonden; een nieuwe is in één regel aangemaakt.
Scanner
Het artikelveld accepteert een code of barcode; een USB-scanner typt hem in. Voor een speelotheek met duizenden spellen de instap, voor een pool met zes scootmobielen doet niemand er iets mee.
Meerdere uitgiftepunten
Een baliemedewerker ziet alleen de punten waaraan hij gekoppeld is. De beheerder ziet alles en verplaatst een reservering naar een ander punt als het artikel daar wél vrij is.
Inrichten en beheren
De spelregels staan bij de soort, de spullen bij het uitgiftepunt.
Soorten met spelregels
Per soort de eenheid (dagdeel of dag), de maximale duur, de bijdrage (geen, vrijwillig, vast bedrag of strip), de borg, de voorwaarden, en of de inwoner zelf mag reserveren of lid moet zijn.
Artikelen
Naam, code of barcode, foto, status (beschikbaar, in onderhoud, buiten gebruik) en een datum voor het volgende onderhoud met een herinnering aan de beheerder. Nog een rolstoel? Kopiëren.
Uitgiftepunten met rooster
Adres, telefoon en e-mail voor de inwoner, een toelichting (waar de ingang is), en de openingsdagdelen per weekdag. Wie er werkt, koppelt u eraan.
Blokkades
Vakantie, verbouwing, onderhoud: een periode waarin een artikel of een heel uitgiftepunt niet beschikbaar is. De kalender toont die dagdelen als geblokkeerd.
Leners zonder account
Naam en contact, een interne opmerking, en voor de speelotheek lidnummer, lid sinds en betaald tot. Dubbelen voegt u samen; wie lang niet geleend heeft komt op de opschoonlijst.
Inlezen uit een bestand
Artikelen én leners uit een CSV-bestand uit Excel of het oude programma. Soorten en uitgiftepunten die nog niet bestaan worden bij het inlezen aangemaakt.
Bezorgen en ophalen
Per soort "bezorgen mogelijk"; op de reservering een adres en de vinkjes bezorgen en ophalen. De vrijwilliger koppelt zichzelf aan een regel en ziet zijn lijst op zijn telefoon. Geen routes, geen tijdvakken.
Rapportage en export
Per soort, per uitgiftepunt, per artikel en per maand; de statussen; ontvangen bijdragen en borg. Alles naar CSV — dat is de koppeling met uw boekhouding.
Drie rollen
Beheerder regelt alles, balie werkt op zijn uitgiftepunten, vrijwilliger bezorgt. Wie welk scherm mag openen ligt per rol vast en wordt op de server afgedwongen; losse rechten kunnen erbij.
En verder
- Herinneringen die vanzelf gaan. De dag vóór het ophalen, op de dag van terugbrengen en bij te laat, in uw naam en met uw contactroute. De beheerder krijgt bericht als een aanvraag te lang onbevestigd blijft en als onderhoud nadert.
- Werkt op een telefoon. De balie en de vrijwilliger werken in de browser, er is geen app te installeren. De openbare pagina heeft grote letters en overal een telefonisch alternatief.
- Toegankelijk gebouwd. Bediening met het toetsenbord, tekst bij elke afbeelding, statussen die niet alleen een kleur zijn — zie de toegankelijkheidsverklaring.
- Inzage voor de lener zelf. Op zijn persoonlijke link ziet hij wat er van hem is vastgelegd en neemt hij het mee als bestand; u maakt hem met één knop onherkenbaar, foto's incluis.
- Verzonden berichten. Elke mail aan een lener staat in een logboek met datum, soort en of het versturen gelukt is — zodat "ik heb niets gehad" na te kijken is.